ERP-system har funnits i över 25 år, men fortfarande görs samma misstag vid implementering, och risken för misslyckande är hög. Här är några tips på hur man bör tänka när man sitter i en ledningsgrupp.

Vad är ERP?

ERP (Enterprise Resource Planning) handlar om hur man planerar, nyttjar och följer upp resurser i företaget i realtid. I detta ingår hantering av personal, produkter, råmaterial, tjänster, anläggningar och produktion som både kostar och genererar intäkter. I grova drag kan man säga att ERP-systemet stöttar dessa funktioner och processer med en gemensam databas.

ERP har landat i molnet

Under de senaste 6-7 åren har cloudifiering av traditionella ERP-system lett till kontinuerliga och kontrollerade förändringar av mjukvaran. Vanligtvis sker två större och tio mindre uppdateringar per år. Detta innebär att företagets IT-strategi måste baseras på vilken eller vilka ERP-plattformar som ska användas samt hur företaget kommer att utvecklas.

När ska företaget välja en ERP-plattform?

Det finns tre huvudsituationer när företag väljer att investera i en ERP-plattform:

1. Företaget ska styckas upp
   En del av ert företag ska stå på egna ben med egna processer och IT-lösningar.
2. Kraftig expansion
   Ni behöver en plattform att växa med eftersom den befintliga IT-miljön inte har förutsättningar för detta, gärna kopplat till en IPO.
3. Komplex situation
   Företaget upplever dålig överblick, har avsaknad av tydliga processer, svårt med kostnadskontroll, ett komplext systemlandskap, kvalitetsbrister på masterdata, och supporten på befintliga system har gått ut.

Situation ett och två skapar en tydlighet varför, vad och när företaget ska göra en investering. Dessa ger en ganska tydlig bild av vad projektet ska uppnå och en given tidplan.

Den tredje och vanligaste situationen är mycket svårare att hantera på grund av otydliga symptom och grundorsaker till problemen. Nuvarande ERP- eller IT-system blir ofta föremål för roten till problemen. Här blir vad och varför mycket svårare att beskriva. Antingen skjuts när på framtiden eller så misslyckas man helt enkelt med implementationen.

Var börjar ERP-resan?

Det första många företag gör är att besöka mjukvaruleverantörer och skicka ut ostrukturerade RFI:er. Men detta är den lättaste och minst relevanta delen av ett ERP-projekt. Börja istället med att förstå och ta itu med olika typer av konflikter:

• Styrelsen och VD
  Fokuserar ofta på risker och kostnader och skyr ofta en ERP-implementation som pesten! De fokuserar främst på risker och kostnader.
• Företagsledningen
  Ser det ur ett funktionellt perspektiv och vill ha det bästa systemet för respektive funktion (ekonomi, inköp, HR, produktion, etc.).
• Operativ personal
  Ser det som en chans att äntligen implementera allt stöd de anser sig behöva.

Ingångsläget är alltså att ingen drar åt samma håll eller har en gemensam bild av vad en implementation ska åstadkomma.

Förstå vad företaget befinner sig

Det kanske kännas trivialt, men börja med att förstå var företaget befinner sig och vart ni är på väg. Identifiera vilka drivkrafter det finns för att göra en förändring:

• Behövs det verkligen ett gemensamt ERP-system inom koncernen?
• Vad finns det för risker?
• Är man bra på att driva förändringar historiskt?
• Finns det en organisatorisk förmåga?
• Finns det andra projekt på företagsnivå som konkurrerar om resurser och uppmärksamhet?

ERP kräver ett nytt samverkansklimat

Alla ERP-plattformar och processer är strukturerade i en väst-östlig riktning för att tillfredsställa företagets kunders behov.Ett företag styrs och följs upp hierarkiskt nord-sydligt, och här börjar ofta problemen. Alla funktioner måste nu hitta balansen mellan sina egna behov och företagets (kundens) behov.

Poängen med en ERP-plattform är att funktionerna i företaget ska kunna dela med sig av information i realtid. Vid en ERP-implementation behövs ett helt nytt synsätt och samverkansklimat för att kunna genomföra projektet på ett bra sätt.

Ledningsgruppens ansvar för ERP-implementationen

Man brukar säga att det är ett verksamhetsprojekt och att verksamheten ska leda. Men vad menas egentligen med verksamhet? Produktion, Sälj, HR, Distribution, Service, etc.? Vem ser till att lösningen blir bra för hela företaget istället för en enskild funktion?

CIO'n kan leda tillsammans med Ekonomi och de mest påverkade funktionerna. Men det finns en organisatorisk utmaning om CIO'n inte är med i ledningsgruppen. Beslutet om investeringen blir ofta en styrelsefråga, och en CIO som rapporterar till en CFO har därmed svårt att jämka de olika viljorna i ledningsgruppen.

En ledningsgrupp eller ett större affärsområde är oftast funktionellt uppdelat. Det brukar vara en tydlig uppdelning samt ett distribuerat ansvar och uppföljning. Det gör att respektive funktion bedrivs på ett operativt och affärsmässigt optimalt sätt samt håller sin budget.

Och här kommer en ERP-implementation som helt struntar i ovanstående!

Eftersom en ledningsgrupp och styrelse helst inte vill genomföra ett sådant projekt, så finns det av naturliga skäl ett uppdämt behov från verksamheten att få igenom så många av sina krav och behov när väl ett projekt startar. De vet ju inte när nästa tillfälle ges. Och det blir den första tankevurpan.

Cloud och tidsperspektivet

Vi föreslår alltid våra kunder att kliva in i en cloudbaserad lösning. Det ska finnas mycket speciella skäl varför ett företag inte ska göra det. Cloud innebär att ni kommer befinna er i en lösning som ger helt andra möjligheter att hela tiden utveckla och förbättra era processer och systemlösningar. Ofta utan att det krävs stora projekt. Det blir tvärtom en kontinuerlig följd av mindre projekt, vilka är mycket enklare att absorbera in i den normala operativa verksamheten. Det är alltså mer en fråga hur stort det första steget ska bli.

Och här kommer tidsfaktorn in. Ställ långsiktiga krav på leverantören utifrån det ni tror verksamheten kommer att behöva på ett antal års sikt. Men, ta det första steget i ERP-implementationen kortsiktig. Inte utifrån prioriterade krav för olika funktioner, utan hur för att skapa en fungerande end-to-end process. Tänk process i stället för funktionskrav.

Ta första steget på max 12 månader, gärna 6-9 månader. Tiden beror lite på om ni redan har ett ERP system, samt storlek på företaget. Sitter ni i en best-of-breed lösning med komplexa integrationer? Då tar det av naturliga skäl lite längre tid.

Läs även våra tidigare artiklar för dig som sitter i företagsledningen:

• Varför behöver du i ledningsgruppen förstå hur din verksamhet fungerar?
• Så lyckas du gå från strategi till handling
• Förändringsledning – nyckeln till framgångsrika förändringar

Hör av dig till mig för att få hjälp att skapa rätt förutsättningar för ett framgångsrikt ERP-införande!