– Tjena, hur går LP hos dina KA?
När du kommunicerar med dina kollegor eller kunder använder ni ofta begrepp som är specifika för er verksamhet för att ni enkelt och snabbt ska förstå den andre menar.
En del begrepp är allmänt vedertagna, eller rent av standardiserade, medan andra är i stort sett okända utanför den grupp som skapat dem. Som nyanställd eller tillfälligt anställd kan det vara svårt att hänga med. Som kund kan det också vara omöjligt att förstå offerter eller fakturor man fått, då benämningar och begrepp kan skilja sig mellan företagets olika delar och kommunikationskanaler. Några som arbetat länge i företaget hävdar att begreppen ”sitter i väggarna” och omöjligen kan ändras.
Alla företag har behov av att skapa grupperingar och hierarkier av olika slag i syfte att kommunicera, styra och mäta det som görs. Många gånger skapas grupperingar lokalt, vilket gör att liknande benämningar och strukturer finns på olika ställen, men med olika syfte. När resultat ska sammanställas blir det fel, eftersom olika delar av företaget har skapat hierarkier med olika struktur.
Många begrepp har sina ursprung i tekniken; det kan vara namn på fält i ett system eller en teknisk benämning från utvecklingsavdelningen som etablerats utan eftertanke.
När vi kommunicerar kring förändringar, om det så gäller organisation, verksamhet, processer eller IT, underlättar det avsevärt om vi har ett gemensamt språk där företagets viktigaste begrepp är fastställda och kommunicerade. Annars kommer det att ta tid och kosta pengar i onödan.
Genom att strukturera och dokumentera företagets begrepp och hierarkier i tvärgående relaterade områden, ”erbjudande”, ”kundrelation”, ”leverans” etc. skapar man ett gemensamt språk för företaget att använda när man arbetar med analys, processutveckling, systemkrav eller masterdata.
När olika delar av organisationen använder samma begrepp och strukturer går det plötsligt att börja koppla ihop system och effektivisera processer utan att behöva genomföra omfattande analyser varje gång en förändring ska göras.
Ju fler som talar samma språk, desto enklare är det att fatta rätt beslut och få jobbet gjort.
