Stockholm Exergi hade en utmanande startpunkt för tre år sedan när ägarstrukturen ändrades och man tvingades skaffa en helt ny IT-miljö.

Den tidigare IT-miljön var delad med ett annat energibolag, som nu sålt sina andelar i Stockholm Exergi. Man behövde på en relativt kort tid både upphandla och implementera ett nytt eget affärssystem. Det fanns även en intern önskan att få bättre processefterlevnad och bättre kontroll på bränslehanteringen till de kraftvärmeverk som man driver.

Stockholm Exergi

Stockholm Exergi levererar fjärrvärme, och fjärrkyla till Stockholm där el är en biprodukt. Kunder är företag och organisationer i Stockholm, mestadels bostadsrättsföreningar. För att kunna göra det har Stockholm Exergi fem värmeverk plus tillfälliga lager för bränslen:

• Värtaverket
• Hässelbyverket
• Hammarbyverket
• Högdalenverket
• Bristaverket

Bränslen man eldar är flis, avfall samt bioolja som transporteras till anläggningarna med båt och tåg.

Bristaverket utanför Märsta. Foto: Stockholm Exergi

Anchors uppdrag

Anchor kom in tidigt i detta arbete och gjorde en förstudie (Quick Assessment) som gav en god bild av Stockholm Exergis situation och behov. Ett viktigt resultat var att man inte hade inkluderat alla områden i det som det nya affärssystemet skulle täcka. Det syntes också tydligt att den tidigare systemmiljön var spretig med olika data från olika system vilket innebar att mycket tid lades på manuellt verifierande av siffror.

Eftersom kunden var tvingad att gå ur den tidigare IT miljön inom en viss tid efter ägarbytet behövde man skaffa sig ett eget IT- och affärssystem. Anchor fick upphandlingsuppdraget inkluderande att ta fram process- och systembeskrivningar samt göra krav och urval för ett nytt affärssystem.

Under upphandlingen gjordes flera leverantörsrundor där alla leverantörer fick komma och presentera sig för en stor grupp medarbetare hos Stockholm Exergi. I en senare runda fick sex leverantörer komma varsin heldag och visa sina system. Detta ledde till att rätt system som passade för Stockholm Exergi kunde väljas och att de som skall jobba i systemet redan från början har fått en inblick i hur det kommer att fungera när systemet väl är på plats. Det skapar större förtroende för processen och gör införandet lättare när så många varit med och fattat beslutet.

Under implementering har Anchor varit projektledare och projektstöd. Man har hjälpt till i konfigureringsworkshops, träning av medarbetare samt med driftsättning. Projektet har drivits med stort fokus på att hålla de planerade datumen, vilket man har lyckats med. Viss funktionalitet har man fått flytta till senare releaser av systemet och dessa kommer också att införas successivt.

Värtaverket i Stockholm. Foto: Stockholm Exergi

Resultat

Efter införandet av det nya affärssystemet har Stockholm Exergi effektivare processer och får sina siffror nästan i realtid. Man kan alltså förlita sig på att siffrorna stämmer vilket skapar större effektivitet i allt administrativt arbete. Fakturering och bokslut går enklare att göra. Även inköp hanteras effektivare med bättre prognoser så att Stockholm Exergi inte behöver köpa bränsle dyrt i sista minuten eller ha för stora lager. De flesta är väldigt nöjda med projektet och det nya systemet.

Några lärdomar från detta införande är att göra goda förberedelser innan projekt startas och ha koll på olika personers mognadsgrad och kompetens är viktigt. Gör en tydlig fördelning av roller och projektets faser så att kommunikationen är tydlig. Att även ha med sig konsekvensanalyser, vad händer om, värsta scenarion innan projektet startas är viktigt.

På Stockholm Exergi tog projektet med sig över 100 personer och hade därmed god förankring. En sådan stor spridningen är en framgångsfaktor för en lyckad systemimplementation. Ett flertal personer från affärssystemsleverantören IFS har också konstant stöttat projektet och ett sådant nära samarbete med leverantören är såklart en förutsättning för att sådana här projekt skall lyckas.
Anchor utmanade oss att se helheten.

Jimmy Renström

CIO, Stockholm Exergi