Det kan vara svårt att överblicka hela företagets verksamhet och förstå hur det fungerar, och ännu viktigare, vad som inte fungerar.

Därför tycker vi att ni bör göra en ritning av hur företaget ser ut idag och hur målbilden skall se ut i framtiden inför en större förändring. Vi ser ofta att ledningen får en aha-upplevelse när man får visuella verktyg för att kunna diskutera, jämföra och fatta beslut om viktiga förändringar och investeringar. Förändringsresan får en stark verklighetskoppling och förankring, vilket ökar sannolikheten för att nå önskade resultat med hanterbara risker.

Kartlägg processer, information och system

Ditt företag har processer som är viktiga instrument för att förstå hur ni samverkar med kunder, partners, leverantörer samt var kostnader och vinst finns. Processerna behöver jämföras med era affärsmodeller för att säkerställa att de är effektiva.

Genom att använda rätt verktyg för verksamhetskartläggning så kan en verksamhet snabbt avbildas och över tid underhållas på ett enkelt och kostnadseffektivt sätt.

På relativt kort tid kan nuläget avbildas tillräckligt väl för att vara kraftfullt i analyser av framtidsscenarion. Pain points och förbättringspotentialer kan läggas till i ett tidigt skede och användas i analyser samt scenariobyggande.

Genom att koppla ihop organisation, processer, information och system får vi en helhetsbild av hur verksamhet och IT hänger ihop. Vår metod för detta heter Anchor Insight.

Definiera målbild

Målbilden är en ritning som förenklar för er i ledningen att kunna få samsyn, diskutera och göra viktiga val när det gäller verksamhetens framtid. Den är en förutsättning för att kunna genomföra lyckade förändringar genom att enkelt kunna kommunicera innebörden av en förändring för alla som berörs. Att visa målet med förändringarna bidrar till att skapa en förståelse och etablera en positiv bild av förändringsarbetet bland era medarbetare. Målbilden gör det också enklare att analysera förändringars storlek och påverkan.

Vi återkommer till hur vi arbetar med målbilder i en framtida artikel.

Skapa scenarion för förändringar

Det är viktigt att förstå påverkan och att kunna kommunicera den vid förändringar. Hur påverkas min verksamhet om jag ändrar i min organisation? Processer, människor och system samverkar och deras samspel behöver förstås så att de negativa följderna blir så små som möjligt. Genom att utgå från målbilden och kartläggningen av verksamheten så missar man inget vid förändringar och olika scenarion kan jämföras för att hitta den bästa lösningen.

Det går att se om ett problem ligger i processer (arbetssätt) eller system. I våra kunduppdrag har vi varit med om situationer där företag haft bra system men inte jobbat på rätt sätt. Kunderna ville byta system vilket vi avrådde från efter att ha genomfört en kartläggning. Genom träning av medarbetare och ändringar i processer löste vi problemen till avsevärt lägre kostnad än om man bytt system.

Anchor har även gjort motsatsen; bytt ut eller tagit in nya system framgångsrikt genom att göra kartläggning och analys av krav, framtida processer och framtida systemlandskap så att rätt val och styrning kunde ske.

Vid större beslut är det ofta värt tiden att skapa upp de olika förändringsscenarion som är möjliga, uppskatta siffror på de ingående delarna så att scenarion kan jämföras sinsemellan. Illustrationen nedan visar ett förenklat exempel på hur det kan se ut. I scenario A byter man ut ett system, medan vi i scenario B fokuserar på att förändra organisationen och utbilda personalen. I scenario C tar vi ett större grepp som stödjer företagets långsiktiga mål. Med hjälp av scenarierna ser vi att den ursprungliga idén att byta ett system är den som ger lägst måluppfyllnad.

Givet scenarionas innehåll kan sedan viktiga aspekter undersökas såsom kostnad, tid för genomförande, komplexitet att genomföra, behov av träning eller nyanställning, eventuella vinster med förbättringen. Ofta är automation eller processförbättringar enkla att räkna hem eftersom de leder till minskat behov av arbetskraft, som i stället kan läggas på andra uppgifter.

Det är viktigt att tänka future readiness när man gör större förändringar. De scenarion som jämförs kan leda till stora transformeringar med fleråriga implementationsplaner där man uppnår delmål. De val ni gör måste jämföras mot hur stor nytta företaget kan förväntas ha av målen i framtiden. Hur kan ni växa med lösningen? Kan ni förvalta lösningen på ett kostnadseffektivt sätt?

Vid större beslut är det ofta värt tiden att rita upp och beskriva de olika förändringsscenarion som är möjliga, så att alternativen kan analyseras och jämföras på ett objektivt sätt.

Anchors rekommendation

Med ritningar av er verksamhet kommer ni i ledningsgruppen att ha en gemensam bild av vad en förändring omfattar och vilka som påverkas. Det gör att ni kan fatta bättre beslut och genomföra förändringar snabbare och smärtfriare för organisationen.

Välkommen att höra av dig till oss på Anchor så visar vi dig hur vi jobbar med ritningar som beslutsunderlag med vår Insight-metod.

Hör Dan och Alexander berätta om Anchor Insight.