Många som jobbar i stora företag känner en stor frustration över hur dåligt information hanteras och hur svårt det är att hitta rätt information. När rätt information är svår att hitta eller saknas påverkar det både trivseln och lönsamheten i ert företag. Bristfälligt införda verktyg och oklara rutiner för att skapa, lagra och hitta information gör att dina medarbetare känner att de jobbar ineffektivt och blir stressade och irriterade. Förutom att arbetslusten och trivseln minskar bland era anställda så ökar risken att ni förlorar information, fattar felaktiga beslut och att era kunder blir missnöjda.
Vad kan man då göra för att undvika detta?
Sluta maila dokument
En bra start är att minimera användningen av e-post vid hantering av dokument, och i stället fokusera på att redigera och läsa dokument direkt på lagringsytor eller i gemensamma forum. Förutom att mailandet ställer till bekymmer med en massa olika lokala versioner av samma dokument som så är mailtrafiken ofta okrypterad, samt att det skapas kopior av skickade dokument på lokala diskar och i telefoner. Ett system för dokumenthantering har stora fördelar genom att flera kan redigera ett dokument samtidigt och att alla ändringar är fullt spårbara. Jämför att maila runt ett dokument med justeringar i ledningsgruppen och försöka utröna vad som är den senaste versionen med att alla i ledningsgruppen ändrar samtidigt i samma dokument med full spårbarhet.
Skapa ordning och reda bland dokumenten
Kategorisera och strukturera så blir det lättare att spara och hitta dokumenten. Frågan är bara hur man ska strukturera dokumenten – efter kund, ämne, författare eller kanske årtal? Svaret är JA!
Hur kan man lösa detta på ett bra sätt? Genom att använda moderna dokumenthanteringssystem får man en massa fördelar i form av samtidig redigering, versionshantering, backup, taggning, sökning och säker delning som man inte har i ett vanligt filsystem.
Många tänker inte på att företaget fått ett väldigt kraftfullt system för dokumenthantering när man motvilligt tvingas flytta sina filer från filservern och skrivbordet när företaget infört Teams eller Google Docs. Här kan man enkelt skapa flera parallella strukturer i form av vyer där de dokument som matchar den valda vyn visas. Samma dokument kan på ett närmast magiskt sätt förekomma både i kundvyn, produktvyn och den personliga vyn genom att tagga dokumentet med kund, produkt och författare.
Det kan vara svårt att välja hur dokumenten ska struktureras, hur de ska taggas och vilka vyer som ska skapas. Här kan begrepps- och informationsmodellering vara goda hjälpmedel för att i workshopform ta fram dokumentstrukturer och lämpliga taggar och vyer.
Vi vet att en effektiv dokumenthantering ofta är svår komma igång med i en organisation där man är van vid att maila och spara filer på skrivbordet. Det måste vara tydligt vilka fördelar var och en får av att lära sig det nya sättet att arbeta.
Vår erfarenhet säger att det är nödvändigt att avsätta tid för att komma igång och att det underlättar mycket att ta hjälp för få en kickstart i arbetet istället för att spendera massor av timmar med trial-and-error.
Samma dokument kan på ett närmast magiskt sätt förekomma både i kundvyn, produktvyn och den personliga vyn genom att tagga dokumentet med kund, produkt och författare.
Skapa *en* sanning i systemen
Nästa steg är att se över informationen i era olika system och sätta upp riktlinjer för var olika typer av information skall skapas och lagras. Detta gäller såväl aktuella data som för äldre historiska data eller data som arkiveras.
Börja med att kontrollera om samma information finns lagrad med olika värden i de olika systemen, skiljer sig t ex kundens adress eller produkters lagerstatus mellan olika system? Då är det värt att städa upp det och överväga integrationer som automatisk uppdaterar data mellan systemen.
När flera av era system regelbundet hanterar samma information – t ex kund, produkt eller anställda så är det en god idé att integrera systemen och fastställa vilket system som skall vara “master”, dvs den källa där man utför ändringar och se till att övriga system förses med uppdateringar när t ex en kund läggs upp, ändras eller tas bort.
I samband med systemändringarna och datastädningen är det nödvändigt att utse personer som ansvarar för respektive informationsområde och löpande säkerställer att data är korrekt samt utbildar användarna i värdet av datakvalitet.
När flera system regelbundet hanterar samma information – t ex kunder, produkter eller anställda så är det en god idé att integrera systemen och fastställa vilket system som skall vara “master”, dvs den källa där man utför ändringar och se till att övriga system förses med uppdateringar när t ex en kunds adress ändras.
Höj datakvaliteten i systemen
Det är enklast och billigast att kontrollera data direkt när den matas in. Utbildning, rimlighetskontroller och fördefinierade listor fångar många misstag. Tydliga instruktioner gör det enklare och tryggare att arbeta. Ta bort fält som inte används och undvik fritextfält så långt det går – det ska var lätt att göra rätt. Genom att motivera varför en viss typ av data är viktig och för vem det är viktigt ökar förståelsen och därmed datakvaliteten.
När rätt data skapas i processernas tidiga steg så byggs det upp ett starkare förtroende för informationen som finns lagrad i era system. Då vågar ni använda informationen, fatta beslut baserat på data från systemen och kan mäta och följa upp verksamheten på ett framgångsrikt sätt. När alla har samma information får ni en bättre gruppdynamik och lättare beslutsfattande när förtroende finns att uppgifter är riktiga.
Anchors rekommendation
- Gå igenom både dokumenthantering och datahantering i era processer och strukturera, standardisera och förenkla så långt som möjligt.
- Se till att alla i ledande befattningar lär sig använda era verktyg för informationshantering och avsätt tid för utbildning av medarbetare.
När alla i företaget förstår hur man ska göra och varför det är viktigt att alla arbetar på samma sätt så ökar både trivseln och lönsamheten i företaget.
Vi är experter på att strukturera information och brinner för att se hur företag mår bättre när alla anställda hanterar information med trygghet och förtroende. Hör av dig om du vill veta hur vi kan hjälpa ditt företag!
