SmartCellas COO Johan Rugfelt berättar hur Anchor Management Consulting hjälpte SmartCella att förbereda sig för en framtida börsintroduktion genom att strukturera verksamheten och införa ett nytt affärssystem.

– Vi behövde verkligen få ordning på våra processer inför börsintroduktionen, säger Johan Rugfelt, COO för SmartCella. Anchor Management Consulting har varit ovärderliga i det här projektet.

– Johan, kan du berätta lite om SmartCella och vad ni gör?

– SmartCella är en koncern med två affärsområden: Targeted delivery och Regenerative medicine. Targeted delivery fokuserar på utveckling och tillverkning av Extroducern, ett endovaskulärt instrument som möjliggör injicering till svåråtkomliga organ och tumörer. Affärsområdet Regenerative Medicine utvecklar cellbaserade terapier för behandling av hjärtinfarkt och Parkinsons sjukdom.

Förberedelser och planering

Johan förklarar att en viktig del av förberedelserna inför börsintroduktionen varit att öka verksamhetens mognad. Det innebar bl a att de behövde bygga upp en egen ekonomiavdelning och införa ett eget affärssystem.

Anchor hjälpte SmartCella att analysera behoven och ta fram en strategi för arbetet. Projektet delades in i tre faser: en inledande fas där verksamheten förbereddes och upphandling genomfördes, åtföljt av två implementationsfaser för finansdelarna respektive tillverkning och supply chain.

Johan Rugfelt betonar hur viktigt det varit att förbereda sig noggrant inför projektet. Det var avgörande att analysera verksamheten och definiera processerna med Anchors metoder för att projektet skulle få en tydlig avgränsning och realistiska mål.

– Med hjälp av Roland och Dan från Anchor definierade vi våra processer som ett steg i att öka vår mognad och definiera kraven på affärssystemet, säger Johan.

Upphandling och val av affärssystem

SmartCella identifierade och utvärderade med Anchors hjälp fyra tänkbara affärssystem och valde slutligen Sage X3. Anchors Search and Select-metod gav en effektiv och trygg upphandling och utvärdering.
– När vi valde Sage X3 kändes det att vi fick ett framtidssäkert och globalt affärssystem. Dessutom fick vi förtroende för implementatören Systemstöd, förklarar Johan.

Projektledning och genomförande

– Roland har varit vår projektledare och Sven-Erik vår Business Analyst. De blev en del av SmartCellas team under hela projektet. Roland har säkerställt att vi hållit oss inom våra strikta tidsramar, säger Johan.

Roland arbetade nära både SmartCella och implementatören för att identifiera potentiella förseningar och har vid behov vidtagit åtgärder för att komma ikapp, till exempel genom att prioritera uppgifter och tillföra extra resurser vid behov.

– Jag har arbetat tillsammans med Roland för att säkerställa att alla chefer prioriterat projektet så att nödvändiga resurser fanns tillgängliga när de behövdes.

Validering och dokumentation

Eftersom SmartCella verkar inom en reglerad bransch, var validering och dokumentation en kritisk del av projektet. Anchor hjälpte SmartCella att strukturera valideringsprocessen och skriva instruktioner och testfall, samt coacha SmartCellas personal under valideringen.

– Validering och dokumentation är en tung del av implementationen, och Anchor har varit avgörande i att navigera dessa utmaningar, säger Johan.

Utmaningar och lärdomar

Under projektets gång har SmartCella stött på flera utmaningar.
– En av de största utmaningarna har varit att säkerställa att processer, system och dokumentation är i linje med de strikta regler och krav som ställs på företag som SmartCella, säger Johan.

– Många saknade tidigare erfarenhet av att arbeta med den här typen av system, vilket innebar en uppförsbacke för att få alla att förstå och använda systemet effektivt. Även här har Anchor varit till stor hjälp genom att stötta vår personal efter att systemet gått live.

En annan viktig lärdom från projektet är vikten av att ha en tydlig och realistisk projektplan. Genom att bryta ner stora mål till mindre delmål och ha regelbundna avstämningar har SmartCella kunnat hålla sig på rätt spår och säkerställa att projektet fortskridit enligt planen.

Resultat och framgångar

Tack vare det noggranna förarbetet och den effektiva projektledningen har SmartCella kunnat genomföra projektet inom både tidsramen och budgeten med bibehållen kvalitet.

Detta har inte bara stärkt företagets medarbetare och interna processer, utan också ökat förtroendet hos styrelsen och andra intressenter.

– Nu har vi effektiva och standardiserade processer i ett modernt affärssystem och kan växa utan att det blir kaos.

Om samarbetet med Anchor

– Varför valde ni Anchor som partner för arbetet?

– Vår CEO Niklas Prager hade goda erfarenheter av att arbeta tillsammans med Anchor från tidigare bolag, så det var naturligt att kontakta Anchor igen.

Johan är mycket nöjd med samarbetet med Anchor Management Consulting.

– Anchor har spelat en central roll i att hjälpa SmartCella att genomföra projektet hela vägen. Från analys och planering, via krav och upphandling till effektiv projektledning och validering. Samarbetet har hjälpt oss att förbereda SmartCella för en framtida börsintroduktion och stärkt våra interna processer.

– Vi ser fram emot att arbeta tillsammans igen i framtiden, särskilt vid planering av större releaser och när ytterligare validering och dokumentation krävs, säger Johan.

Johans råd: anlita en arkitekt innan du bygger huset

– Avslutningsvis, kan du ge ett råd till andra som står inför en liknande utmaning?

– Mitt råd till andra är att göra en noggrann hemläxa innan man påbörjar ett projekt. Det är viktigt att mappa upp sina processer och tydligt definiera kraven på systemet. Detta förarbete är avgörande för att kunna välja rätt leverantör och säkerställa att projektet håller både tidsplan och budget.
– Jag brukar jämföra detta med att anlita en arkitekt när man bygger ett hus, där en liten investering i början kan spara mycket tid och pengar i längden.

 

Om SmartCella SmartCella är ett globalt bioteknikföretag som ligger i framkant när det gäller framtidens precisionsbehandlingar via leveransplattformar och utveckling av avancerade terapier. Företaget grundades 2014 och bygger på globalt erkänd vetenskap och forskning från Karolinska Institutet i Sverige. SmartCella kombinerar nya leveransplattformar, som till exempel Extroducer (ett endovaskulärt instrument som möjliggör injicering till svåråtkomliga organ och tumörer) med banbrytande utveckling och tillverkning av cellbaserade terapier. Företaget är verksamt inom två affärsområden: Targeted Delivery och Regenerative Medicines. Det internationella teamet består av forskare, innovativa visionärer och erfarna företagsledare som tillsammans formar framtidens precisionsmedicin och gör livsförändrande behandlingar tillgängliga för patienter. Läs mer på www.smartcella.com