Står ni inför att upphandla och införa ett affärssystem? Valet och införandet kan vara avgörande för företagets framtid. Men utan rätt förberedelser kan kostnaderna dra iväg och systemet bli svårt att använda och förvalta. Här beskriver jag varför ni först ska genomföra en verksamhetsanalys.

Föreställ dig ett företag där tillväxten går snabbt och komplexiteten på excelarken växer i samma takt. Dessutom ligger en börsintroduktion i pipen inom ett år. Styrelsen har motvilligt insett att ni behöver införa ett affärssystem (ERP) på företaget snarast. Du sitter i ledningen och har fått ansvaret. Hur ska du närma dig uppgiften?

Börja med att genomföra en verksamhetsanalys

Jag rekommenderar att ni börjar med att göra en analys av er verksamhet med syfte att:

• Beskriva er verksamhet på det sätt som affärssystem är strukturerade
• Omforma egna arbetssätt till standardiserade processer
• Identifiera och beskriva era komplexa och värdeskapande processer

Men den analysen kommer ni att kunna fokusera på det som är viktigt under upphandlingen och införandet. Resultatet kan liknas vid att ha en husritning som är anpassad till byggnormer, med fokus på måste-krav som ni inte vill avstå ifrån.

Varför analysera verksamheten innan upphandlingen?

Tack vare att ni är förberedda och har dokumenterat era processer går det lättare att formulera rätt krav för upphandlingen och välja ett passande system. När implementatören är på plats kan ni snabbt svara på deras frågor under implementationen. Implementatören förstår från början hur verksamheten fungerar och behöver sällan vänta på era svar under arbetets gång. Antalet anpassningar hålls till ett minimum eftersom processerna är anpassade till systemet och inte tvärtom.

Vinster med att analysera verksamheten innan upphandlingen

Att ha en standardiserad ritning och en lista på måste-krav att beställa och bygga efter leder till högre kvalitet. Behovet av anpassningar kan hållas ner och underhållet blir enklare och stabilare. Detta tack vare att systemet inte avviker från standardprocesserna. Det blir också lättare och billigare att följa med i leverantörens uppgraderingar i molnet när anpassningarna ligger på ett minimum. Att ha dokumenterade processer att följa i tester underlättar avsevärt och leder till färre misstag.

Styrelsen kommer att gilla approachen, eftersom sannolikheten att projektet går i mål på tid och budget är avsevärt högre.

Vanliga misstag att undvika

Det är lockande att köra igång direkt och titta på system, men det leder sällan till ett framgångsrikt projekt. Här är några sätt som ofta leder till problem:

"Magnus har just just valt ett system som verkar toppen, snart kommer de att vara igång. Vi tar det!"

"Lika bra att ta samma system som vi hade på förra företaget. Jag känner leverantören."

"Vi börjar med att titta på några system, sedan väljer vi det som ser bäst ut."

Varför fungerar inte de här sätten?

Tiden innan leverantören är på plats blir kort. Däremot kommer leverantörens konsulter att spendera mycket tid i projektet för att reda ut kraven. Tiden som leverantören estimerade kommer sannolikt inte räcka eftersom de får vänta på input från verksamheten.

Kostnaderna från leverantören börjar ticka tidigt i projektet, långt innan verksamhetsanalysen är klar. Det blir som att ta in byggjobbarna innan husritningen är klar. Kostnaderna drar iväg direkt och fortsätter att skena vartefter nya måste-krav uppdagas.

Det blir troligen inte det system som passar bäst för verksamheten, eftersom systemet inte är valt utifrån en tydlig kravbild. Kraven får lösas av leverantören allt eftersom. Systemet får många anpassningar och blir dyrbart att förvalta, testa och underhålla. Ett system med många anpassningar får lägre kvalitet och blir svårt att använda. Anpassningarna gör att affärssystemet används på ett annat sätt än det är tänkt för.

Så här gör vi på Anchor en verksamhetsanalys anpassad för affärssystem

Vi börjar alltid med att göra en verksamhetsanalys med vår Insight-metod. Tillsammans mer er diskuterar, omvärderar och dokumenterar vi era verksamhetsprocesser så att de passar in i ett affärssystem. Ofta blir processerna både effektivare och lättare att förstå än tidigare. Dessutom kommer de flesta processerna att passa in i ett standardsystem.

Vi föreslår lämpliga lösningar för viktiga processer som inte passar in i ett affärssystem. Vi skapar en helhetsbild som visar hur de nya lösningarna ska hänga ihop med era befintliga lösningar. Inte minst viktigt är att alla kan se och förstå hur resultatet ska bli, och vilka som ska använda systemet till vad. Nu är ni redo att påbörja en upphandling!

Nästa steg – urval och upphandling

Att välja rätt leverantörer att kontakta, ställa mot varandra och utvärdera är komplext. I nästa artikel kommer jag att beskriva hur vi arbetar med vår Search and Select-metod för att välja rätt affärssystem och implementatör.

Vi har hjälpt många företag att upphandla och införa affärssystem framgångsrikt genom att börja med en verksamhetsanalys.
Kontakta oss för att höra hur vi kan hjälpa er!

Läs gärna min tidigare artikel om verksamhetsanalys som beslutsunderlag:
Varför behöver du i ledningsgruppen förstå hur din verksamhet fungerar?

Och min kollega Claes Östmans artikel om vikten av att förbereda verksamheten för att införa ett affärssystem:

Allt en C-level behöver veta om ERP - Tips och strategier