Anchor har jobbat med affärssystem (ERP) och deras implementering de senaste 15 åren och vi undrar ibland lite skämtande om det finns något bra affärssystem där ute. Vår erfarenhet är att det alltid krävs rätt konfigurering, bra tillägg, genomtänkta integrationer och väl genomförd change management att få i gång ett fungerande affärsstöd. I den här artikeln kommer vi att ge vår bild av hur det går till och hur du gör för att hitta det system som bäst stödjer just er verksamhet.
Grunden till ett lyckat systemval och införande
Det finns ett flertal viktiga parametrar att överväga när man skall välja affärssystem. Anchor förordar att man gör en Quick Assessment där processer, information och IT landskap kartläggs och bildar en grund som kravställning och analyser kan utgå från.
Det kan även vara en god idé att genomföra en regelrätt upphandling med Proof of Concept, då leverantörerna får komma och genomföra en demonstration av respektive system så att ni kan se hur det skulle se ut och fungera för er. Anchors rekommendation är att först identifiera de system som är populära i den bransch som ni är verksamma inom och utvärdera dessa.
Viktigt att utvärdera i val av affärssystem är:
- Systemets funktioner (moduler såsom säljstöd, tillverkning, lager, ekonomi, HR samt rapportering)
- Systemets tekniska plattform (on premise, Cloud, private Cloud)
- Systemets enkelhet att använda för organisationen
- Systemets möjligheter att integrera mot era system och partners system
- Systemets användning i branschen
- Systemets totala kostnad (implementation respektive drift)
- Systemets framtida roadmap (hur det kommer att utvecklas de kommande åren)
- Leverantörens rykte och resurser att ge support
- Leverantörens närvaro på de marknader där ni är verksamma
- Implementatörens branschkunskap och implementeringsmetod
- Kundernas nöjdhet med leverantören, systemet och implementatören
De flesta företag väljer idag affärssystem som antingen redan är i molnet (Cloud) eller kan migreras till molnet. Detta för att molnet erbjuder större flexibilitet, skalbarhet och kostnadseffektivitet i de flesta fall.
Två tungt vägande faktorer tycker vi på Anchor är att affärssystemet skall ha en bred bas av användare inom den bransch som ni själva verkar inom, samt många partner som kan ge support för affärssystemet. Ni skall förhoppningsvis ha kvar samma affärssystem under en lång tid och då är det värdefullt att andra kunder inom samma bransch ställer krav på att det utvecklas framåt. Vissa saker kan även ha färdiga lösningar om det är andra i samma bransch som redan använder systemet. På samma sätt kommer ni att behöva långsiktigt stöd med allt från konfigurering, utveckling, testning, drift och kanske även outsourcing av vissa processer och då är det en styrka om det är ett system som många känner till så att det finns kompetens att tillgå.
Implementatören spelar också en stor roll för att få systemet att fungera som ni vill. Ofta har implementatören en viss bransch som man har gjort många uppdrag inom, och det är värt att ta referenser här för att kolla upp att de besitter rätt kompetens att hjälpa just er. För leverantör och implementatör behöver ni granska vilka lokala marknader de har täckning för. De bästa implementatörerna har ofta väntetid så det kan behöva planeras lång tid i förväg för ett systembyte.
Hur mycket av driften skall ni sköta själva och hur mycket skall ni outsourca? I de fall systemet skall driftas av andra så säkerställ redan i analysfasen att de parterna har personal och kunnande lokalt i tillräcklig grad.
Fundera även på hur ni vill lägga upp er IT-strategi. Skall ni ha ett brett affärssystem som täcker alla funktionsområden (sälj, HR, lager, inköp, fakturering, ekonomi) eller skall ni ha ett flertal system som integreras? Har ni redan gjort teknik- eller arkitekturval (såsom on premise, cloud, Microsoft Azure, AWS)? Detta påverkar kravbilden och vilka moduler av affärssystemen ni behöver. Anchor har erfarenhet av hur man utvärderar olika scenarion med system och kan guida er i lämpliga val.
Tänk flera år framåt i ert val av affärssystem. Det är dyrt och smärtsamt att byta affärssystem, så gör ett val som passar ert företags affärsstrategi och önskade tillväxt. Affärssystemet blir då en långsiktig plattform att bygga vidare på under lång tid.
Börja med en Quick Assessment där processer, information och IT kartläggs som grund som fortsatt kravställning och analyser
Utvärdera bara system som är relevanta
Det finns många affärssystem att välja bland på marknaden, och de har väldigt olika innehåll. Affärssystemen har växt fram från olika startpunkter och har skilda djup inom olika områden. Ett affärssystem kan vara starkt inom affärsstyrning och finansprocesser, medan ett annat affärssystem är bra på produktionsstyrning och supply chain. Genom att tidigt avgränsa sig till ett fåtal system att utvärdera gör man det enklare för sig.
Skillnader i lagar och regler mellan olika länder kan också leda till att man får krav på affärssystemet att kunna hantera dessa genom konfiguration eller anpassningar.
Affärssystem har ursprung i olika branscher och har olika styrkor inom olika funktionsområden
Utvärdera hela bilden
Det är viktigt är att man matchar sina egna processer och krav mot de affärssystem som man utvärderar. Det kommer då att framträda behov som behöver lösas med externa system, till exempel utläggshantering, output management (fraktetiketter, fakturaformat), e-faktura, leverantörsfakturaskanning, attestering och BI. Säkerhet och kommunikation är oftast en del av teknikplattformen utanför affärssystemet.
Ofta behöver affärssystemet kopplas ihop mot era befintliga system och nya plug-ins för att lösa alla behov. Datalager behöver ofta lösas separat från affärssystemet.
Det nya affärssystemet skall passa in mot de tekniker och system som ni skall fortsätta att använda. Detta kan vara en begränsande faktor då inte alla affärssystem är kompatibla med alla tekniker eller går att integrera på ett enkelt sätt. Tänk på att specialanpassade integrationer kostar mycket, både initialt och på sikt.
Det nya affärssystemet skall passa in mot de tekniker och system som ni skall fortsätta att använda
Anchors rekommendation
Står ni i begrepp att byta eller skaffa nytt affärssystem? Ta hjälp av sakkunniga inom upphandling av affärssystem så att ni får rätt guidning i att välja system och implementatör. På detta sätt sparar ni tid och pengar genom att slippa utvärdera irrelevanta val och kan få rätt guidning hur systemet sätts in i er organisation steg för steg.
Har ni ett affärssystem men upplever att ni inte får ut den nytta ni skulle vilja? Om det beror på teknisk konfigurering eller otillräcklig change management mot den egna verksamheten så går det att rätta till med hjälp av rätt kompetens. Även automatisering och förbättrad rapportering eller BI är sådant som man ofta behöver komplettera med efter att själva affärssystemet finns på plats.
Det finns inga perfekta affärssystem, däremot kan de system som erbjuds på marknaden användas framgångsrikt med hjälp av rätt implementation och organisationsträning. Anchor är experter på att hjälpa företag att analysera sin situation och införa rätt systemstöd.
